Doppelvergütung von Planungsleistungen (Beitrag Nr. 24)

Die Stiftung Orthopädische Universitätsklinik Heidelberg kündigte die Generalplanungsverträge für zwei Umbaumaßnahmen und übertrug die gesamten Leistungen einem anderen Planungsbüro. Bei sachgerechter Vertragsgestaltung und -abwicklung wären Ausgaben von mindestens 0,5 Mio. € vermeidbar gewesen.

1 Ausgangslage

Die Stiftung Orthopädische Universitätsklinik Heidelberg (Stiftung) erhält für die Finanzierung von Investitionen Fördermittel nach dem Landeskrankenhausgesetz (LKHG) sowie Zuschüsse des MWK aus Landesmitteln und nach dem Hochschulbauförderungsgesetz. Die nicht durch Zuschüsse gedeckten Investitionsausgaben finanziert sie aus Eigenmitteln.

Gemäß dem Ministerratsbeschluss vom Juli 1985 und einer privatrechtlichen Vereinbarung vom August 1987 war die staatliche Hochbauverwaltung - unter Beiziehung freiberuflich tätiger Architekten und Ingenieure - für die Planung und Durchführung von Baumaßnahmen der Stiftung zuständig. Die Stiftung zahlte dem Land für diese Leistungen eine Vergütung.

Mit gemeinsamer Verwaltungsvorschrift des FM und des MWK vom November 1998 wurde die Zusammenarbeit der Stiftung mit der staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung neu festgelegt: Für die Erstellung eines Bauantrags und der Förderanträge sowie für die anschließende Baudurchführung kann die Stiftung freiberuflich tätige Architekten und Ingenieure oder - im Wege der Amtshilfe - die fachliche Beratung der Vermögens- und Hochbauverwaltung beiziehen.

Der RH hat im Geschäftsjahr 2003 in der Stiftung die Verwendung von Fördermitteln und Zuschüssen für Investitionen (Baumaßnahmen) geprüft. Die nachstehenden Feststellungen geben einen Ausschnitt der Erkenntnisse wieder und betreffen in erster Linie den Umgang mit freiberuflich tätigen Architekten und Ingenieuren im Zusammenhang mit zwei Umbaumaßnahmen.

2 Baumaßnahme 1

Die Stiftung schloss im November 1996 mit dem privaten Planungsbüro A (Büro A) für die Baumaßnahme 1 (umfangreiche Umbau- und Sanierungsarbeiten) - ohne fachliche Beratung durch das Bauamt - einen Generalplanungsvertrag, der sämtliche Architekten- und Ingenieurleistungen beinhaltete. Die Leistungsbilder nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure wurden mit jeweils 100 % festgesetzt; zusätzlich wurden ein Zuschlag von 5 % der Honorarsumme für Projektsteuerung sowie ein Umbauzuschlag von 26 % vereinbart. Die Kosten des Gesamtbauwerks wurden auf 8.244.000 € brutto, die Honorarkosten auf 1.483.000 € (= 18 %) geschätzt.

Für den Fall einer vorzeitigen Auflösung des Vertrags wurde vereinbart, dass das Büro A Anspruch auf das vertraglich vereinbarte Honorar hat, jedoch unter Abzug ersparter Aufwendungen. Sofern die Stiftung im Einzelfall keinen höheren Anteil an ersparten Aufwendungen nachweist, wurde dieser Anteil auf 40 % - für die Leistungsphasen 8 und 9 auf 60 % - des Honorars für die vom Generalplaner noch nicht erbrachten Leistungen festgelegt.

Anfang 1998 legte die Stiftung dem SM den vom Büro A erstellten Förderantrag mit Gesamtbaukosten von 8.877.000 € vor; nach baufachlicher Prüfung durch die OFD Stuttgart wurden die förderfähigen Kosten auf 5.913.600 € festgestellt.

Über das Förderprogramm „Land für Stiftung“ bewilligte das MWK einen weiteren Zuschuss von knapp 1,9 Mio. €. Die darüber hinaus fehlenden Mittel wollte die Stiftung durch Eigenmittel decken.

Im November 1999 kündigte die Stiftung den Vertrag mit dem Büro A. Als Grund für die Auflösung gab sie an, dass die Beteiligten sich aufgrund der finanziellen Vorgaben und der damit einhergehenden notwendigen Änderungen nicht über die Ausführung des Projekts einigen konnten. Die Planung des Büros A war der Stiftung zu teuer, sodass sie das Büro um Änderung und eine kostengünstigere Planung gebeten hatte; dieses sah sich dazu jedoch nicht in der Lage. Unter Einbeziehung von acht Abschlagszahlungen wurden insgesamt rd. 1.007.000 € vergütet.

Eine prüffähige Honorarschlussrechnung gemäß der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure mit Angaben zu den vertraglich erbrachten Leistungen wurde vom Büro A nicht vorgelegt. Nach Angaben der Stiftung waren zum Zeitpunkt der Kündigung die Leistungsphasen 1 - 6 voll erbracht, die Leistungsphasen 7 - 9 fehlten. Die Stiftung machte geltend, ein von ihr beauftragter Anwalt habe die Honorarforderung bestätigt. Konkrete Leistungsnachweise des Büros A oder eine schriftliche Äußerung des Anwalts konnten jedoch nicht vorgelegt werden.

Aufgrund des Projektstands zum Zeitpunkt der Vertragskündigung bezweifelt der RH, dass die Leistungen im behaupteten Umfang erbracht waren. Er ermittelte daher die Honorare überschlägig auf der Grundlage der im Förderantrag genannten Baukosten:

  • Leistungsphasen 1 - 4 (Grundlagenermittlung bis Genehmigungsplanung): 100 % des Honorars, da die Leistungen voll erbracht waren;
  • Leistungsphasen 5 - 7 (Ausführungsplanung bis Mitwirkung bei der Vergabe): 60 % des Honorars, da die Leistungen nicht erbracht waren, aber ein vertraglicher Anspruch auf Teilvergütung bestand;
  • Leistungsphasen 8 - 9 (Bauüberwachung und Dokumentation): 0 % des Honorars, da die Leistungen nicht erbracht waren und kein vertraglicher Anspruch auf eine Teilvergütung bestand.

Dies ergibt ein Gesamthonorar (einschließlich Nebenkosten, Umbauzuschlag und Umsatzsteuer) von rd. 722.000 €; damit liegt aus Sicht des RH eine Überzahlung an das Büro A von rd. 285.000 € vor.

Weitere finanzielle Nachteile entstanden der Stiftung durch die vertraglich vereinbarten monatlichen Zahlungen. Nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure können Abschlagszahlungen in angemessenen zeitlichen Abständen für nachgewiesene Leistungen gefordert werden. Die monatlichen Zahlungen wurden jedoch geleistet, ohne dass Nachweise für die dafür erbrachten Leistungen vorlagen. Der Stiftung sind dadurch Zinsverluste entstanden.

Im Anschluss an die Vertragskündigung übertrug die Stiftung die komplette Neuplanung und Abwicklung der Baumaßnahme einem anderen privaten Planungsbüro (Büro B). Obwohl zumindest Teile der ursprünglichen Planung des Büros A hätten weiterverwendet werden können, wurden wiederum alle Leistungsphasen 1 - 9 von Gebäude, Freianlagen, Tragwerksplanung und technischer Gebäudeausrüstung in Auftrag gegeben; die Gesamtbaukosten wurden jetzt mit 5.453.000 € veranschlagt. In dieser Summe sind - analog dem Vertrag mit Büro A - 18 % Baunebenkosten enthalten. Diesem Einzelvertrag lag ein Generalplanervertrag für Architekten- und Ingenieurleistungen zwischen der Stiftung und dem Büro B zugrunde, der insgesamt fünf Baumaßnahmen umfasste.

Nach dem Stand am 23.02.2004 werden die Abrechnungskosten der Maßnahme (inkl. Baunebenkosten) 8.422.000 € betragen; das sind 54 % mehr als die im Vertrag mit dem Büro B genannten Gesamtbaukosten und somit nahe an der ersten Kostenschätzung des Büros A.

3 Baumaßnahme 2

Auch für eine zweite Baumaßnahme (Umbau und Renovierungsarbeiten) mit geschätzten Kosten von 2.965.000 € hatte die Stiftung mit dem Büro A im Februar 1997 einen Generalplanungsvertrag abgeschlossen. Es wurde ein Pauschalhonorar von rd. 432.000 € vereinbart. Ansonsten sind die übertragenen Leistungen sowie die sonstigen vertraglichen Regelungen identisch mit dem Inhalt des Generalplanungsvertrags für die Baumaßnahme 1.

Auch für diese Umbaumaßnahme löste die Stiftung im November 1999 den Vertrag mit dem Büro A einvernehmlich auf. Gründe für die vorzeitige Kündigung wurden von der Stiftung nicht genannt und sind auch nicht dokumentiert. Das vereinbarte Pauschalhonorar wurde vollständig bezahlt. Eine Honorarschlussrechnung, in der die bereits erbrachten Leistungen prüffähig ausgewiesen sind, lag auch in diesem Fall nicht vor.

Auch wenn es sich hier um ein Pauschalhonorar handelte, versäumte es die Stiftung, die bis zur vorzeitigen Kündigung erbrachten Leistungen des Büros A zu bewerten und auf dieser Basis entsprechende Honorarabzüge für die nicht erbrachten Leistungen vorzunehmen oder zumindest mit dem Büro A entsprechende Verhandlungen aufzunehmen. Der RH schätzt den Anteil der nicht erbrachten Leistungen auf etwa 40 %. Damit läge rechnerisch eine Überzahlung an das Büro A von rd. 170.000 € vor.

Die Neuplanung und Abwicklung übertrug die Stiftung auch bei dieser Baumaßnahme mit Einzelvertrag vom August 2000 an das Büro B. Wiederum wurden alle Leistungsphasen 1 - 9 von Gebäude, Freianlagen, Tragwerksplanung und technischer Gebäudeausrüstung zu jeweils 100 % in Auftrag gegeben, obwohl das Büro A der Stiftung gemäß Auflösungsvertrag alle notwendigen Projektunterlagen und Pläne zu übergeben hatte. Die Baukosten wurden jetzt mit 1.942.900 € veranschlagt; für das Honorar wurde eine Pauschale von 303.000 € vereinbart. Die Umbauarbeiten sind noch nicht abgeschlossen.

4 Bewertung

Obwohl die Stiftung in ihrer Stellungnahme zur Prüfungsmitteilung des RH die Auffassung vertrat, dass durch die Kündigung der beiden Verträge kein finanzieller Schaden entstanden sei, weil schließlich kostengünstigere Planungen realisiert werden konnten, rügt der RH den Umgang mit Fördergeldern des Landes. Weil unklare Kostenvorgaben zugrunde lagen, wurden die Verträge zuungunsten der Stiftung abgeschlossen. Nach den Kündigungen wurden - im Verhältnis zu den tatsächlich erbrachten Leistungen - zu hohe Honorare ausbezahlt. Honorarschlussrechnungen, in denen die Honorarforderung des Büros A sowohl für die bereits erbrachten als auch für die nicht erbrachten Leistungen prüffähig ausgewiesen sind, liegen nicht vor. Mit den erneuten Beauftragungen wurden zudem teilweise Leistungen doppelt vergütet.

Die vorzeitige Kündigung der Gesamtplanungsverträge wäre für die Stiftung weitaus vorteilhafter gewesen, wenn die Leistungen bei Vertragsabschluss stufenweise beauftragt worden wären, wie dies normalerweise üblich ist.

Für einen Auftraggeber ist daneben auch die verbindliche Festsetzung einer Baukostenobergrenze zweckmäßig, um bei mangelhafter Leistung eines freiberuflich Tätigen den Vertrag vorzeitig kündigen zu können. Nach ständiger Rechtsprechung ist eine Architektenleistung nämlich nur dann vertragsgerecht, wenn sie mit den vertraglich festgelegten Baukosten tatsächlich realisiert werden kann. Verfehlt der Architekt mit seiner Planung dieses Ziel, kann der Bauherr den Architektenvertrag aus wichtigem Grund kündigen, die Rückzahlung des Honorars verlangen und ggf. zusätzlichen Schadenersatz fordern.

Durch die zu hohen Honorarzahlungen bei den vorzeitigen Kündigungen der Baumaßnahmen 1 und 2 wurden dem Büro A insgesamt 1.439.000 € vergütet. Der Anteil der nicht erbrachten Leistungen beträgt nach Berechnungen des RH rd. 455.000 € (285.000 € und 170.000 €), die dem Büro A zu viel vergütet wurden. Die Stiftung sollte diese Beträge zurückfordern.

Des Weiteren hätten der für die Landesmittel zuständigen Bewilligungsstelle wesentliche Änderungen der Planung angezeigt werden müssen. Gleichwohl wurde in den Auszahlungsanträgen für die Mittel nach dem LKHG versichert, dass das Vorhaben gegenüber dem der Bewilligung zugrunde gelegten Vorhaben (Förderantrag) nicht erweitert oder geändert wurde. Zum Zeitpunkt der ersten Abschlagszahlung im Februar 2000 war jedoch dem Büro A, das den Förderantrag erstellte, bereits gekündigt und das Büro B mit der Überarbeitung der ursprünglichen Planung beauftragt.

5 Stellungnahme des Ministeriums

Das MWK teilt zwar einzelne Aspekte der vom RH getroffenen Feststellungen, es verteidigt jedoch die Vorgehensweise der Stiftung, der es bei beiden Maßnahmen angesichts der finanziellen Rahmenbedingungen nicht möglich gewesen sei, die Planungsvorstellungen des Büros A zu realisieren. Auch sei es nicht möglich gewesen, Teile der bisherigen Planung durch das Büro B zu übernehmen, da sich die neue Planung wesentlich von der ursprünglichen unterschieden habe.

Die Honorierung des Büros A nach den Kündigungen entspräche den vertraglichen Vereinbarungen; die honorierten Leistungen seien erbracht worden. In den jeweiligen Aufhebungsverträgen sei zudem durch eine Erledigungsklausel vereinbart worden, dass alle gegenseitigen Forderungen aus den ursprünglichen Verträgen abgegolten seien. Deshalb sei es nicht möglich, die überzahlten Honorare zurückzufordern. Weder Büro A noch Büro B seien im Übrigen bereit gewesen, eine Baukostenobergrenze in den Verträgen zu akzeptieren, da es sich um Umbaumaßnahmen handelte.

6 Schlussbemerkung

Der RH sieht auch nach der Stellungnahme des MWK die Ursache des Schadens darin, dass die Stiftung - ohne fachlichen Rat einzuholen - ungünstige Verträge abgeschlossen hat. So fehlte von Beginn an eine klare Definition des Baubedarfs und eine Baukostenobergrenze. Wäre zudem eine stufenweise Beauftragung der einzelnen Teilleistungen vereinbart worden, hätte sich der Schaden bei einer Kündigung der Verträge in Grenzen gehalten.

Auch wenn sich die Planungsvorgaben für das Büro B von den ursprünglichen Planungen unterschieden haben, geht der RH davon aus, dass grundlegende Planungsansätze - zumindest aus wirtschaftlichen Gründen - hätten übernommen und Honorar mindernd berücksichtigt werden müssen. Da beide Objekte überwiegend mit öffentlichen Mitteln finanziert werden, sollten bei der noch ausstehenden Prüfung der Verwendungsnachweise entsprechende Kürzungen vorgenommen werden.