Datenverarbeitung bei der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung [Beitrag Nr. 11]

Die unterschiedlichen IuK-Umgebungen der ehemaligen Liegenschafts- und Hochbauämter werden integriert. Dies sollte dazu genutzt werden, mehr Wirtschaftlichkeit und Transparenz zu erreichen.

1 Vorbemerkung

Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung wurden im Geschäftsbereich des FM ab Januar 1998 die bisher 18 Hochbau- und Universitätsbauämter (Land), 10 Liegenschaftsämter (Land) und 10 Hochbauämter (Bund) auf zunächst 13 (ab Januar 2000 auf 12) integrierte Vermögens- und Hochbauämter (Land), 3 Universitätsbauämter (Land) sowie 6 Hochbauämter (Bund) reduziert.

In einer Konzeption vom März 1997 schätzte das FM für die Zusammenführung der unterschiedlichen IuK-Umgebungen und -Verfahren Gesamtkosten von rd. 10,7 Mio. DM; dabei wurden allein für Hard- und Softwarereinvestitionen 7,4 Mio. DM angesetzt.

In dieser Umbruchphase hat sich der RH ein Bild über die IuK-Situation in der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung des Landes (VBV) mit ihren 2 167 Arbeitsplätzen gemacht.

2 Zusammenführung der ehemaligen Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung

Die Schaffung eines integrierten Gebäudemanagements mit einer gemeinsamen Datenbasis ist eines der Hauptziele der vereinigten VBV. Die bisher getrennten Verwaltungen hatten auch auf der DV-Ebene Aufgabenüberschneidungen; verschiedene Kerndaten, z.B. zu Bauwerken, sind redundant abgelegt. Die eingesetzten Datenbanken und Verfahren haben auch funktionale Mängel (z.B. keine Plausibilitätsprüfungen) sowie Schwachstellen bei der Benutzerführung und im jeweiligen Datenmodell (viele „Kann-Felder", die nicht ausgewertet werden können, redundante Datenhaltung in Tabellen). Bei der Suche nach einer Lösung wurden Vertreter des RH in der projektbegleitenden Abstimmgruppe „Datenmodellierung“ beteiligt. Eine Privatfirma verglich alle in Frage kommenden Alternativen; als Lösung wurde die von der VBV selbst zu leistende Integration und Anpassung der vorhandenen verwaltungsspezifischen Datenbanken und Verfahren („stufenweises updaten“) auf der Basis eines neuen Datenmodells präferiert; die Kosten werden auf 809 TDM geschätzt.

Die VBV ist bei der Zusammenführung der bisher getrennten Aufgabengebiete mit dem erstellten Gesamtkonzept auf dem richtigen Weg. Die Vorschläge lassen eine wirtschaftlichere Datenhaltung erwarten. In der Gruppe diskutierte Maximalforderungen, wie z.B. die dreidimensionale Darstellung von Räumen am Bildschirm, wurden in das Umstellungskonzept nicht übernommen.

Bei der zügig anzugehenden Umstellung der bestehenden Verfahren und Datenbanken sollte von der VBV geprüft werden, inwieweit diese von nicht benötigten Daten (z.B. allgemeine Daten von Baumaßnahmen) und Mängeln befreit werden können.

3 IuK-Organisation

Die Planungs- und Steuerungsaufgaben werden im FM von drei Personen wahrgenommen. Die Dienst- und Fachaufsicht für die IuK-Ausstattung der Ämter und die Betreuung der DV-Verfahren und Projekte nimmt insgesamt 19 Stellen in Anspruch.

Für die Hochbauabteilungen sind diese Aufgaben den Oberfinanzdirektionen Karlsruhe (eine Person) und Stuttgart (sieben Personen) sowie der in Freiburg eingerichteten CAD-Leitstelle (fünf Personen) übertragen. Das heißt, an drei Stellen

  • wird DV-Know-how vorgehalten,
  • wird Hardware und Software beschafft und ausgeliefert,
  • werden Haushaltsmittel verwaltet und
  • werden Reserven an Hardware, Software und Haushaltsmitteln gebildet.

Bei der bisherigen Liegenschaftsverwaltung werden diese Aufgaben wie bisher zentral von der OFD Stuttgart von sechs Personen erledigt.

Das Vorhalten von DV-Know-how und die Reservenbildung von IuK-Geräten und Haushaltsmitteln an vier Stellen in drei verschiedenen Behörden erachtet der RH für nicht effizient und hat angeregt, alle vorhandenen Ressourcen, z.B. in einem Informationstechnischen Fachzentrum als sog. Cost Center, zu bündeln sowie ein IuK-Controlling einzuführen.

Die VBV erhielte damit einen detaillierten Überblick über Kosten und Leistungen sowie über Beschaffungspreise und die Möglichkeit, ihre DV-Ausgaben und den Personaleinsatz besser zu steuern. Neben derzeit nicht quantifizierbaren Synergieeffekten wären eine Effizienzsteigerung bei der Ämterbetreuung und kurzfristig, nach Einschätzung der VBV, die Einsparung von 1 - 2 Personalstellen erreichbar.

4 Arbeitsplätze im Schreibdienst

Von den 2 167 Arbeitsplätzen der VBV sind insgesamt 139 im Schreibdienst angesiedelt (6,4 %). Auf 15,6 Arbeitsplätze kommt somit ein Schreibdienstarbeitsplatz (Kennzahl 1 : 15,6). Darunter befinden sich 15 überdurchschnittlich ausgestattete Ämter; dort kommen auf 702 Arbeitsplätze insgesamt 68,5 Schreibdienstarbeitsplätze (9,8 % bzw. Kennzahl 1 : 10,2). Bei den restlichen Dienststellen liegt die Quote dagegen nur bei 4,8 %.

Im Zuge der gesamtheitlichen Sachbearbeitung fällt immer weniger zentral zu erstellendes Schriftgut an, so daß im Ergebnis weniger Schreibkräfte benötigt werden. Der RH hält die Rückführung der Schreibdienstarbeitsplätze auf einen Durchschnittswert von etwa 5 % für möglich; dadurch ließen sich rd. 30 Schreibdienstarbeitsplätze einsparen.

5 DV-Verfahren und Projekte

Die VBV hat 30 verschiedene DV-Verfahren im Einsatz. Die wichtigsten sind

  • das Bauinformationssystem (BIS), das zur Führung von Baumaßnahmen (= Bauprojekte) mit dem Schwerpunkt Haushaltsführung eingesetzt wird,
  • das Elektronische Liegenschaften-, Verwaltungs- und Informationssystem (ELVIS) als zentrale Anwendung zur Grundstücks- und Gebäudeverwaltung einschließlich deren buchhalterische Abwicklung,
  • das Elektronische Medien- und Informationssystem (EMIS), mit dem u.a. der Energie- und Wasserverbrauch von Liegenschaften erfaßt und ausgewertet wird und
  • die Bauwerksdatenbank (BwDB), die Daten über alle Bauwerke des Landes enthält.

Ein IuK-Projektmanagement für Verfahrensentwicklung und Einführung, wie es im Projektmanagement-Leitfaden beschrieben ist, hat die VBV noch nicht realisiert. Wirtschaftlichkeitsberechnungen sind nur ansatzweise vorhanden. Erfolgskontrollen werden nur in bezug auf die Funktionalität und den tatsächlichen Einsatz der Verfahren durchgeführt, jedoch nicht auf die Wirtschaftlichkeit. Aussagefähige Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Erfolgskontrollen (Projekt-Controlling) sind nach Auffassung des RH für die Beurteilung des Erfolgs von Projekten unverzichtbar.

6 Hardware

6.1 Ausstattung

Von den 2 167 Arbeitsplätzen der VBV waren 1 825 bzw. 84 % mit DV-Technik ausgestattet (Stichtag 01.01.1998). Von diesen Bildschirmarbeitsplätzen waren 85 % lokal vernetzt und 62 % mit Druckern ausgestattet.

Die am 01. Januar 1998 eingesetzte Hardware hatte einen Beschaffungswert (ohne Vernetzungskosten) in Höhe von rd. 12,8 Mio. DM, das ergibt durchschnittliche Hardwarekosten in Höhe von rd. 7 000 DM je Arbeitsplatz.

Der Nutzen des IuK-Aufwands läßt sich, da keine Erfolgskontrollen durchgeführt werden, nicht belegen. Inwieweit der Arbeitsumfang, politische Vorgaben sowie der DV-Einsatz für die Reduzierung des Personals um bisher rd. 510 Stellen in den Jahren 1992 bis 1998 kausal waren, muß letztendlich offen bleiben. Gleichwohl sollte künftig nach den Vorgaben des FM (Einzelgrundsätze zur Aufstellung des Entwurfs des Staatshaushaltsplans) im Haushaltsplan dargestellt werden, wieviel Mittel und Stellen durch neu ausgewiesene DV-Projekte, ggf. auch durch bereits laufende Maßnahmen, reduziert werden können und welche Kürzungen bereits realisiert wurden.

6.2 Hardwarebeschaffung

Die VBV hat 1989 mit einem Computerhersteller einen Rahmenvertrag, der anfänglich einen Rabattsatz von 40 % auf die Kaufpreise gewährte, für die Beschaffung von Hardware geschlossen. Für die VBV war das Anlaß, seither, also seit rund zehn Jahren, keine Ausschreibungen mehr durchzuführen, obwohl der Rabattsatz im Laufe der Zeit auf 28 % gesenkt wurde.

Außerhalb des Rahmenvertrags haben die Oberfinanzdirektionen selbst mehrfach DV-Geräte freihändig beschafft - meistens gegen Jahresende. Beispielsweise konnte die OFD Karlsruhe im Dezember 1997, nach einer vorherigen Preisumfrage für 33 Pentium-PC einen um 13 % günstigeren Preis erzielen als zur gleichen Zeit die OFD Stuttgart über den Rahmenvertrag für 50 vergleichbare PC. Allein bei diesem Beispiel betrugen die Mehrausgaben 11 000 DM.

Beschaffungen über einen Rahmenvertrag sind nicht unbedingt günstiger und entbinden die Verwaltung lt. Beschaffungsanordnung des Landes nicht von der Untersuchung der angebotenen Leistung auf Tauglichkeit, Eignung, Preiswürdigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit.

Gegenüber Rahmenverträgen, die länger als 3 - 4 Jahre laufen, hat der RH angesichts der schnellen Änderung der Marktgegebenheiten Bedenken. Spätestens nach 3 Jahren müßte die Situation durch eine Ausschreibung neu getestet werden. Nur so ist auch gewährleistet, daß kleinen und mittleren Unternehmen, entsprechend den Mittelstandsrichtlinien für öffentliche Aufträge, die Möglichkeit gegeben ist, sich um einen öffentlichen Auftrag zu bewerben.

Bei den PC-Beschaffungskosten zeigten sich in der Vergangenheit weitere Auffälligkeiten: Zum Beispiel lagen die durchschnittlichen Beschaffungskosten für PC mit 386er und 486er Prozessoren bei der OFD Karlsruhe bis zu 131 % und bei der OFD Stuttgart bis zu 83 % über denen der ehemaligen OFD Freiburg. Dies hat zu Mehrausgaben von rd. 700 000 DM geführt. Ursächlich hierfür ist die sehr frühe Beschaffung der jeweils neuesten Rechnergenerationen.

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Ende 1997 hat die OFD Stuttgart zentral für die gesamte VBV insgesamt 478 PC (PC-Preis incl. 15“-Bildschirm : 2 256,30 DM) mit CD-ROM-Laufwerken (je 223,10 DM incl. MwSt) beschafft, obwohl bei den belieferten Ämtern keine Notwendigkeit bestand, diese Laufwerke an jedem Arbeitsplatz einzusetzen; einige Systembetreuer haben die CD-ROM-Laufwerke sogar deaktiviert. Unterstellt man einen Bedarf von 30 CD-ROM-Laufwerken (je Amt 2), beträgt der unnötige Aufwand für das Land rd. 100 000 DM. Alternative Finanzierungsmethoden wie Leasing, Miete oder Outsourcing wurden nicht geprüft.

Der RH sieht die Notwendigkeit eines bedarfsorientierten Ausstattungskonzepts sowie eines zentralen Investitions- und Beschaffungscontrollings, um die Haushaltsmittel sparsam einzusetzen.

7 IuK-Betreuungspersonal

Für die Systembetreuung, den Benutzerservice sowie die Betreuung der Standardprogramme waren zum Befragungszeitpunkt rd. 34 Personalstellen eingesetzt.

Im Durchschnitt kommen auf eine für diese Tätigkeiten eingesetzte Personalstelle 54 zu betreuende Bildschirmarbeitsplätze (Kennzahl 1 : 54). Bei den Oberfinanzdirektionen liegt diese Kennzahl auf Grund der übergeordneten Betreuungsaufgaben bei 1 : 19,3, bei den Ämtern im Mittel bei 1 : 84 (Bandbreite zwischen 1 : 36,5 und 1 : 180). Bei acht Ämtern liegt die Kennzahl unter 1 : 70; für 419 Bildschirmarbeitsplätze werden dort rund acht Stellen für Systembetreuung und Benutzerservice eingesetzt.

Unter Berücksichtigung der auf der Mittelebene vorhandenen Service- und Betreuungskapazität dürfte eine Vor-Ort-Betreuung von derzeit 1 : 80, in Zukunft eher 1 : 90 sachgerecht und ausreichend sein. In Ämtern, bei denen von einer Person weniger als 80 Bildschirmarbeitsplätze zu betreuen sind, hält der RH Untersuchungen für notwendig. Beim Ansatz einer Kennzahl von 1 : 80 könnten bei den überdurchschnittlich mit Betreuungspersonal ausgestatteten Ämtern rechnerisch fast drei Stellen eingespart werden.

Die VBV sollte auf dieser Grundlage ermitteln, wieviel Personalstellen nach der noch im Jahr 1999 vorgesehenen Umstellung auf Windows NT für die Benutzerbetreuung, die Systembetreuung, die Fachanwendungsbetreuung sowie die Anwendungsentwicklung bei den Ämtern und bei den Oberfinanzdirektionen eingesetzt werden sollen. Der RH erwartet von der Umstellung auf Windows NT eine Reduzierung der Betreuungsintensität; daher sollte die personelle Ausstattung angepaßt werden.

8 Hard- und Softwarebestandsverzeichnisse

Die in den einzelnen Ämtern und Oberfinanzdirektionen geführten Bestandsverzeichnisse haben die unterschiedlichsten Inhalte und Ausprägungen. Inventuren zur Kontrolle der jeweiligen Verzeichnisse finden nicht statt. Eine Überprüfung, ob Programme ohne Lizenz installiert sind oder ob bezahlte Lizenzen nicht genutzt werden, war wegen fehlender bzw. mangelhaft geführter Softwareverzeichnisse nicht möglich. Bei Stichproben wurden privat installierte Spiel- und Hobbyprogramme festgestellt.

Allein zur Kostenkontrolle und -regulierung ist es unerläßlich, detaillierte Informationen über die eingesetzte Hard- und Software abrufen zu können. Eine korrekte Bestandsaufnahme und regelmäßige Inventuren sind dafür Voraussetzung.

Hardwareverzeichnisse sollten u.a. Angaben zum Ablauf der Garantiezeit und zu durchgeführten Reparaturen (Datum, Ursache, Kosten, von wem durchgeführt) enthalten. Die VBV sollte dafür sorgen, daß nichtlizenzierte Software und unzulässig installierte Programme gelöscht werden.

9 Eigenbetrieb oder Outsourcing

Der Hersteller der in der VBV eingesetzten Netzsoftware hat wegen zu befürchtender Probleme nach dem Jahrtausendwechsel den Wartungsvertrag zum 30.11.1999 gekündigt. Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung und das Risiko für den Netzbetrieb bei der VBV. Sie ist nun, da sie den Hersteller der Netzsoftware nicht frühzeitig zu einer Aussage über die Jahr-2000-Sicherheit gedrängt hat, durch dessen Geschäftspolitik gezwungen, vorzeitig Investitionen von rd. 3 Mio. DM u.a. für NT-Server und NT-taugliche PC zu tätigen. Aus Zeit- und Kapazitätsgründen erwog das FM, die IuK-Ausstattung, deren Betrieb sowie die System- und Benutzerbetreuung an eine Firma zu vergeben (Outsourcing).

Das IM hat nach den positiven Piloterfahrungen des RH mit seiner eigenen IuK einen Outsourcing-Rahmenvertrag (RV) über die Bereitstellung und den Betrieb von BK-Systemen geschlossen. Gegen eine monatliche Pauschale je Bildschirmarbeitsplatz werden eine DV-Grundausstattung zur Verfügung gestellt sowie Installations-, System- und Betreuungsleistungen erbracht. Darüber hinausgehende Leistungen sind durch ergänzende Einzelverträge zu regeln.

Das FM ließ sich von dieser Firma für die VBV ein Angebot machen. Der RH konnte auf Grund seiner Outsourcingerfahrungen Hinweise für die Auswertung des Angebots geben. Im Ergebnis zeigte sich, daß in diesem Falle die Fortführung des Eigenbetriebs wirtschaftlicher ist.

Die Gegenüberstellung des RV und des ergänzenden Firmenangebots mit den bei Eigenbetrieb zu erwartenden Kosten läßt bei der VBV insgesamt einen Vorteil von 3,3 Mio. DM in vier Jahren zugunsten des Eigenbetriebes erwarten.

Für die Frage, ob der RV des Landes hier wirtschaftlicher als Eigenbesorgung ist, waren insbesondere folgende Punkte zu prüfen:

  • Für Istaufnahme und Konzepterarbeitung (DSMA - Distributed Systems Management Assessment) sieht der RV besonders zu vergütende Leistungen vor. Die VBV sollte hierfür 56 000 DM je Amt bezahlen (Summe für 26 Standorte: rd. 1,7 Mio. DM). Angesichts der Gleichartigkeit der einzelnen Ämter wäre dies unangemessen gewesen und unterblieb.
  • Die Outsourcing-Firma liefert zu Beginn ausschließlich neue Hardware. Für den Bestand ersetzt sie, auch für fast neue PC, nur einen geringen Zeitwert. An die Outsourcing-Firma wären für die Hardwareausstattung von 2 198 Bildschirmarbeitsplätzen incl. der Peripherie sowie für Server, Schleusen-PC, CD-ROM-Server usw. in vier Jahren rd. 6,98 Mio. DM zu entrichten gewesen. Bei Weiterverwendung der vorhandenen Geräte (rd. 1 000 PC und Drucker) zuzüglich nötiger Ergänzungs- und Ersatzbeschaffungen wären in vier Jahren Investitionen von rd. 5,84 Mio. DM zu erbringen. Die Differenz von 1,14 Mio. DM zum Outsourcing zeigt, daß in diesem Fall nur bei Fortführung des Eigenbetriebs ein angemessener Investitionsschutz der vorhandenen Hardware gegeben ist.
  • Das Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsberechnung hängt auch wesentlich davon ab, welche Personalkosten für System- und Anwendungsbetreuer im Falle des Eigenbetriebes angesetzt werden. Die VBV kalkulierte für den ansonsten durch den RV abgedeckten System-, Datennetz- und Benutzerbetreuungsaufwand (ohne Fachanwendungsbetreuung) mit 24 Personalstellen, das entspricht einem Betreuungsfaktor von rd. 1 : 90. Die Tatsache, daß nach Erstinstallation und Abnahme sich der Betreuungsaufwand für die Server, die Endgeräte und das Microsoft-Office-Paket (und nur dieses umfaßt der RV) reduzieren werde, wurde in der Wirtschaftlichkeitsberechnung nicht berücksichtigt.
  • Die Höhe der Betreuungskosten für fachspezifische DV-Verfahren ist von der Outsourcingdiskussion zu trennen; sie sind nicht durch den RV abgedeckt.

Bei ähnlichen Projekten in anderen Verwaltungszweigen sollten diese Aspekte ebenfalls berücksichtigt werden.

10 Stellungnahme des Ministeriums

Das FM will bei der Zusammenführung der beiden Verwaltungen Umfang und Inhalt der Datenbanken am zwingenden Bedarf ausrichten. Während der Umstellungsphase sei eine Reduktion des DV-Personals nicht möglich.

Im Zuge der Neuorganisation soll ab 01.01.2000 die VBV-DV stufenweise in die neu gebildeten, OFD-übergreifenden sog. Auftragsleitstellen der Steuer-DV integriert werden. Neben der in Freiburg verbleibenden „CAD-Leitstelle“ soll der IuK-Service dann bei der zentralen „Auftragsleitstelle Service“ in der OFD Karlsruhe und die Anwendungsentwicklung bei der zentralen „Auftragsleitstelle Anwendungsentwicklung“ in der OFD Stuttgart fachübergreifend konzentriert werden. Das FM teilt mit, daß diese Maßnahmen bereits eingeleitet worden seien; wegen künftiger Mehrarbeit im konzeptionellen Bereich sei aber auch auf Dauer keine Personaleinsparung möglich.

Arbeitsplätze im Schreibdienst will das FM sukzessive ab- bzw. umbauen. In diesem Zusammenhang will das FM bei ausgewählten Ämtern eine Schriftgutanalyse durchführen lassen.

DV-Projektkosten sollen künftig mit der Software PROFISKAL festgehalten, die entsprechenden Richtlinien beachtet werden. Nachgängige Wirtschaftlichkeitskontrollen, wie sie lt. FM (erst) in dem seit 1997 gültigen Leitfaden vorgesehen sind, seien bisher wegen Personalmangels nicht durchführbar gewesen.

Die Ende 1997 von der OFD Karlsruhe günstiger als über den Rahmenvertrag beschafften PC seien testweise beschafft worden, um festzustellen, ob deren Einsatz wirtschaftlicher sei. Die PC seien unterschiedlich konfiguriert gewesen und hätten Probleme bei der Netzeinbindung bereitet. Wegen des zusätzlichen Wartungsaufwands und Problemen bei der Ersatzteilbeschaffung habe sich die VBV veranlaßt gesehen, bei Markenprodukten zu bleiben.

Den Grund für die OFD-bezogenen unterschiedlichen Beschaffungskosten der 386er und 486er PC sieht das Ministerium im Zeitpunkt der PC-Beschaffung und hält deshalb die zusammengefaßte Darstellung des RH, die diesen Zeitfaktor nicht berücksichtige, für unzulässig. Es könne wegen dringender Erfordernisse nicht immer gewartet werden, bis die PC billiger werden. Die VBV habe zu jedem Zeitpunkt das günstigste Angebot genutzt.

Hardware werde seit Ende 1998 nicht mehr über den bisherigen Rahmenvertrag, sondern zentral durch das FM mittels ressortweiter Ausschreibungen beschafft. PC sollen künftig ohne CD-ROM-Laufwerk beschafft und der DV-Gerätebestand sowie die Softwarelizenzen zentral verwaltet werden.

Beim IuK-Benutzerservice der Ämter hält das FM, auf Grund von insgesamt 30 Fachanwendungen und wegen des hohen Zeitaufwands für die laufende Verwaltung von Eigentums- und Zugriffsrechten, einen Faktor von 1 : 50 für angemessen.

11 Schlußbemerkung

Der RH hat keine grundsätzlichen Einwendungen gegen die geplante Vorgehensweise bei der Zusammenführung der IuK-Technik, der Datenbasen und der Programme der beiden Verwaltungszweige.

Die von der VBV angestrebte Neuorganisation der IuK weicht vom Vorschlag des RH ab, die Kräfte zentral zu bündeln; es sind weiterhin drei Organisationseinheiten an drei Standorten zuständig. Der RH hält eine Lösung für besser, bei der nur eine OFD die Verantwortung trägt.

Das Erfordernis, bei Maßnahmen bzw. IuK-Projekten sowohl entscheidungsvorbereitende als auch nachgängige Wirtschaftlichkeitsüberprüfungen durchzuführen, ist nicht neu. Erfolgskontrollen zur Bewertung eines Projekterfolgs werden nicht erst seit 1997 gefordert, sondern zuvor schon in den bis dahin geltenden IuK-Projektrichtlinien aus dem Jahr 1989 und in den EDV-Projektrichtlinien aus dem Jahr 1976. Im Übrigen schreiben die VV zur LHO schon immer Erfolgskontrollen vor.

Bei Beschaffungen müssen die Behörden mittels systematischer Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften erreichen, daß von verschiedenen Alternativen (Kauf/Leasing/Outsourcing) immer das wirtschaftlichste Angebot genutzt wird.

Da bei den Ende 1997 von der OFD Karlsruhe beschafften sog. No-Name-PC die Garantiezeit (3 Jahre) noch läuft, läßt sich die Begründung des FM (höherer Wartungsaufwand und Probleme bei der Ersatzteilbeschaffung) nicht nachvollziehen. Das Amt, bei dem diese PC eingesetzt sind, bestätigte zudem den bisher unproblematischen Einsatz dieser Geräte.

Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, daß die Preise in den ersten beiden Jahren nach Einführung eines neuen Modells im Durchschnitt auf ein Drittel des Anfangsniveaus sinken. Insofern kann eine wirtschaftlich günstige Beschaffung nicht nur durch die Wahl des Modells, sondern auch durch den richtigen Beschaffungszeitpunkt beeinflußt werden. Deshalb sollte generell bei Hardwarebeschaffungen geprüft werden, ob das jeweils neueste Modell zur sachgerechten Aufgabenerfüllung notwendig ist, oder ob ein oft unwesentlich geringer ausgestattetes und deshalb günstigeres Vorgängermodell dafür ausreicht, insbesondere wenn dieselbe Anwendung auch auf bereits früher beschafften PC noch läuft.

Der vom FM geforderte Faktor von 1 : 50 für Systembetreuung und Benutzerservice vor Ort schließt im Gegensatz zu den Berechnungsgrundlagen des RH den Betreuungsaufwand für die Fachanwendungen mit ein. Nach der Umstellung auf Windows NT ist eine Neubewertung der IuK-Tätigkeiten notwendig; der vom RH als angemessen erachtete Betreuungsfaktor 1 : 90 für Systembetreuung, Benutzerservice und Betreuung der BK-Standardsoftware (ohne Betreuung für die Fachanwendungen) in den Ämtern sollte dabei der Maßstab sein, wie er von der VBV bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung „Eigenbetrieb oder Outsourcing“ auch zu Grunde gelegt wurde.