Vertretungen des Landes Baden-Württemberg beim Bund und bei der Europäischen Union [Beitrag Nr. 11]

Die im Ländervergleich überdurchschnittlichen Aufwendungen des Landes für seine Vertretungen beim Bund und bei der Europäischen Union sind im Staatshaushaltsplan nicht transparent ausgewiesen. Bei der Gästeunterbringung und der Durchführung von Veranstaltungen bestehen Wirtschaftlichkeitsreserven. Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs wies erhebliche Mängel auf.

1 Ausgangslage

Die Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund (Lv beim Bund) hat insbesondere die Aufgabe, die Bundesratsarbeit des Landes zu koordinieren, an der Gesetzgebungs- und Verordnungstätigkeit des Bundes mitzuwirken, das Land am Sitz des Deutschen Bundestages und der Bundesregierung zu repräsentieren und die Kontakte zu den dort ansässigen Institutionen aus dem In- und Ausland zu pflegen. Baden-Württemberg hat - wie die anderen Länder - seine Lv beim Bund von Bonn nach Berlin verlegt; Mitte 2000 wurde in Berlin ein neu errichtetes Gebäude bezogen.

Die Aufgabenstellung der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union (Lv bei der EU) umfasst primär die Beobachtung der Aktivitäten der Europäischen Kommission, des Europäischen Parlaments und der anderen in Brüssel ansässigen Institutionen, die Kontaktpflege zu diesen Institutionen sowie die Begleitung von Anträgen für Programme und Projekte bei der Europäischen Kommission. Die Lv bei der EU war bis 2001 als „Informationsbüro“ organisatorisch in die Lv beim Bund eingegliedert; inzwischen ist sie als Referat unmittelbar im StM angesiedelt. Im Zuge der von der Landesregierung angestrebten Verstärkung der Europaaktivitäten wurde im Jahr 2002 ein Gebäude für die Neuunterbringung der Lv bei der EU erworben.

2 Personal

2.1 Personalausstattung der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund

Bei der Personalausstattung der Landesvertretungen beim Bund liegt Baden-Württemberg mit 60,5 Bediensteten im Ländervergleich auf dem zweiten Platz; der Durchschnitt aller Länder liegt bei 35. Die Personalausstattung der Lv beim Bund ist aus dem StHpl. nicht unmittelbar ablesbar, weil für die derzeit acht Ressortbeobachter keine Stellen, sondern lediglich Abordnungsmittel bei Kap. 0204 etatisiert sind.

Der jeweilige Bevollmächtigte beim Bund steht nur in Baden-Württemberg und zwei anderen Ländern als Minister in einem Amtsverhältnis. In den übrigen Ländern ist der Bevollmächtigte ein Beamter. Baden-Württemberg verfügt neben dem Minister auf der Leitungsebene über eine Planstelle für Beamte der Bes.Gr. B 9 und zwei Planstellen der Bes.Gr. B 6. Eine vergleichbar hoch dotierte Führungsstruktur ist bei keiner anderen Landesvertretung (Lv) in Berlin festzustellen.

Der RH hat vorgeschlagen, die Führungsstruktur der Lv beim Bund zu überprüfen und die Zahl der Ressortbeobachter in den Erläuterungen des StHpl. auszuweisen.

Die Lv beim Bund will die Zahl der Ressortbeobachter künftig in den Erläuterungen des StHpl. darstellen. Die vom RH bei der Personalausstattung angestellten Zahlenvergleiche seien ohne Berücksichtigung der z. T. sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen und organisatorischen Einbettungen der Landesvertretungen in die jeweiligen Staats- und Senatskanzleien nur bedingt aussagekräftig.

2.2 Personalausstattung der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union

Der Personalbestand der Lv bei der EU ist von April 2001 bis Oktober 2002 von 14 auf 23 Bedienstete erhöht worden. Im Ländervergleich liegt Baden-Württemberg mit 23 Bediensten auf dem zweiten Platz; der Durchschnitt aller Länder beträgt 10,8 Bedienstete. Wenngleich ein Gesamtpersonalkonzept für die Lv bislang nicht vorliegt, scheint der personelle Ausbau der Lv noch nicht abgeschlossen zu sein. In den Nutzungsanforderungen für die Neuunterbringung der Lv stiegen die ausgewiesenen Arbeitsplätze für das Stammpersonal von 20 im April 2001 auf 24 im März 2002 und auf 32 im November 2002.

Die Personalausstattung der Lv bei der EU ist aus dem StHpl. nicht ersichtlich. Seit dem StHpl. 2002/2003 sind die Stellen der Lv im Stellenplan des StM bei Kap. 0201 enthalten. Von den 23 Bediensteten wurden im Prüfungszeitpunkt nur sieben aus Stellen des StM gezahlt. Ein Mitarbeiter erhielt seine Bezüge aus Abordnungsmitteln des StM, sechs sog. Ortskräfte aus sonstigen Mitteln des StM, einer aus dem Dynamischen Europapool und acht Ressortbeobachter aus Stellen der Fachressorts. Bei der Veranschlagung der Bezüge für Ressortbeobachter und einzelne Ortskräfte wurde gegen haushaltsrechtliche Bestimmungen verstoßen.

Der RH hat gefordert, alsbald ein Personalkonzept für die Lv bei der EU zu erstellen und deren Personalausstattung in besonderen Abschnitten des StHpl. transparent auszuweisen.

Im Nachtrag zum StHpl. 2003 wurden sieben Stellen für bisher aus Mitteln des StM und aus dem Dynamischen Europapool finanzierte Bedienstete ausgebracht. Das StM hat angekündigt, die Personalausstattung der Lv im Entwurf des StHpl. 2004 in besonderen Abschnitten transparent darzustellen. Für die Ressortbeobachter werde die Etatisierung von Abordnungsmitteln bei Kap. 0201 angestrebt. Derzeit seien 24 Bedienstete in der Lv beschäftigt. Eine weitere Erhöhung des Personalbestands werde gegenwärtig auf Grund der Haushaltssituation nicht angestrebt; im neuen Gebäude zusätzlich anfallende Aufgaben im Gäste- und Servicebereich müssten jedoch an Fremdkräfte vergeben werden.

2.3 Rotationsprinzip und finanzielle Leistungen an Bedienstete der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union

Nach den von der Landesregierung beschlossenen Europagrundsätzen der Landesverwaltung vom 07.06.1999 soll die Entsendung von Landesbediensteten in Dienststellen auf europäischer Ebene zeitlich strikt begrenzt sein. Auch für das Stammpersonal der Lv bei der EU soll eine Rotation nach im Regelfall drei bis vier Jahren erfolgen. Im Prüfungszeitraum war bei fünf der 14 Bediensteten der Leitungs- und Fachreferentenebene eine Verwendungsdauer von vier Jahren überschritten.

Für Bedienstete der Lv bei der EU bestehen - auch im Vergleich zu Bediensteten der Lv beim Bund - durch die Gewährung zusätzlicher finanzieller Leistungen starke Anreize für die Auslandsverwendung. Den Bediensteten werden - neben den üblichen Inlandsdienstbezügen - Auslandsdienstbezüge nach dem BBesG (Auslandszuschlag, ggf. Auslandskinderzuschlag und Mietzuschuss) gewährt. Verheiratete Bedienstete mit getrennter Haushaltsführung erhalten zusätzlich Leistungen in entsprechender Anwendung von Bundesrichtlinien (Mietersatz und Aufwandsentschädigung für getrennte Haushaltsführung) sowie Auslandstrennungsgeld. Die verheirateten Mitarbeiter mit getrennter Haushaltsführung erhielten neben ihren Inlandsdienstbezügen überwiegend steuerfreie monatliche Zusatzleistungen von durchschnittlich 3.500 €, die anderen Mitarbeiter im Durchschnitt rd. 2.300 € im Monat. Der RH hat Zweifel, ob den Anspruchsberechtigten Aufwendungen in entsprechendem Umfang entstehen. Der RH hat weiter die Erstattung hoher Mietzahlungen und die Zusage von Umzugskostenvergütungen thematisiert.

Nach Auffassung des RH können die hohen finanziellen Anreize für eine Auslandsverwendung die Umsetzung des Rotationsprinzips erschweren. Insbesondere die in entsprechender Anwendung der Bundesrichtlinien gezahlten Leistungen an Verheiratete mit getrennter Haushaltsführung sollten überprüft werden. Diese werden nicht von allen Ländern gewährt.

Das StM will die Einhaltung des Rotationsprinzips weiterhin verfolgen. Teilweise werde insoweit das Argument des Vertrauensschutzes erhoben, wenn Bedienstete bereits vor Inkrafttreten der Europagrundsätze bei der Lv beschäftigt waren. An den bisherigen finanziellen Leistungen solle aus Gründen der Gleichbehandlung mit dem Bund und den meisten anderen Ländern grundsätzlich festgehalten werden. Die Bemessungsgrundlage der Aufwandsentschädigung für getrennte Haushaltsführung werde in absehbarer Zeit vom Bund überprüft; das Ergebnis bleibe abzuwarten.

3 Unterbringung

3.1 Neubau für die Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund in Berlin

Die Grundstücks- und Baukosten für den im Jahr 2000 bezogenen Neubau der Lv Baden-Württemberg beliefen sich auf rd. 43 Mio. €. Die durchschnittlichen Grundstücks- und Baukosten aller Bundesländer für die Unterbringung ihrer Vertretung in Berlin betrugen 20,5 Mio. €. Die Lv Baden-Württemberg ist im Ländervergleich die Zweitteuerste; sie verfügt über das größte Grundstück, das größte Raumprogramm und die höchste Wohnkapazität.

Die Wohnkapazität des Gästehauses liegt mit 25 Einheiten - 22 Zimmern und drei Wohnungen - an der Spitze aller Bundesländer und weit über dem Länderdurchschnitt mit 7,5 Wohneinheiten; die Kapazität des zweitplatzierten Bundeslandes beträgt 14 Wohneinheiten. Ein Teil der Gästezimmer wird monatsweise an Landesbedienstete - primär die Ressortbeobachter - vermietet. Die Auslastung der anderen, tageweise vermieteten Gästezimmer war im Jahr 2001 mit 42 % an Arbeitstagen und 34 % an allen Tagen unzureichend. Die vom RH grob geschätzten kalkulatorischen und laufenden Kosten je Übernachtung betragen 200 €. Die erforderliche Erhöhung der Entgelte für Dauermieter und Tiefgaragenstellplätze war zwei Jahre nach Bezug des Neubaus noch nicht umgesetzt.

Der RH hält eine höhere Auslastung des Gästehauses für erforderlich. Er hat vorgeschlagen, dass Dienstreisende aus dem Landesdienst in Berlin vorrangig das Gästehaus der Lv nutzen sollten. Im Gästehaus sind Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu prüfen. Im Rahmen des Projekts Neue Steuerungsinstrumente (NSI) sollten künftig betriebswirtschaftliche Kennzahlen über die Belegungs- und Kostensituation laufend ermittelt werden.

Nach Mitteilung der Lv wurden die Ministerien in einem Schreiben auf die Dienstleistungsangebote des Gästehauses hingewiesen. Dessen Auslastung habe sich inzwischen erhöht. Die Belegung des Gästehauses werde seit 01.01.2002 laufend erfasst. Im Rahmen des NSI-Projekts sollen Kennzahlen ermittelt werden. Bei den Abstimmungen mit dem FM über die Anhebung des Übernachtungsentgelts für Dauermieter zeichnet sich eine Lösung ab. Danach soll auch über die Erhöhung der Tiefgaragengebühren entschieden werden.

3.2 Neuunterbringung der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union in Brüssel

Das Land hat im Jahr 2002 in Brüssel ein Gebäude für die Neuunterbringung der Lv bei der EU erworben. Das Gebäude wird vor dem Bezug nutzerspezifisch umgebaut. Die Kosten für Grunderwerb und Umbau sollen eine Größenordnung von insgesamt 20 Mio. € erreichen.

Die Lv bei der EU hat im Zuge ihrer Neuunterbringung zwischen April 2001 und November 2002 drei Nutzungsanforderungen über ihren Raumbedarf erstellt. Der Raumbedarf ist zwischen der ersten und der neuesten Nutzungsanforderung um 38 % von 1.688 m² auf 2.332 m² Nutzfläche gestiegen. Im Funktionsbereich Verwaltung betrug die Steigerung 54 %. Trotz dieser Erhöhungen übersteigt das Flächenangebot im erworbenen Objekt den Raumbedarf noch um 26 %. Die in den Nutzungsanforderungen ausgewiesenen Arbeitsplätze erhöhten sich innerhalb von 19 Monaten von 32 auf 51, beim Stammpersonal von 20 auf 32 gegenüber 23 im Oktober 2002 tatsächlich vorhandenen Bediensteten.

Das Nutzungskonzept für das erworbene Gebäude sieht im Erdgeschoss Veranstaltungs- und Repräsentationsräume vor. Im 1. - 4. Obergeschoss ist eine Büronutzung geplant. Im 6. Obergeschoss sind eine Wohnung, zwei Übernachtungsmöglichkeiten für Kabinettsmitglieder und fünf Übernachtungszimmer vorgesehen. Zum Zeitpunkt der Prüfung war noch nicht geklärt, ob - wie in der letzten Nutzungsanforderung vorgesehen - Personal für diesen Gästebereich benötigt wird. Für das 5. Obergeschoss war noch keine Nutzung festgelegt.

Der RH hat im Interesse einer gesicherten Grundlage für die Gebäudenutzung gefordert, die bislang versäumte Aufstellung eines Personalkonzepts nachzuholen und über die künftige Gesamtnutzung des Gebäudes zu entscheiden.

Die Lv weist darauf hin, dass es angesichts des zunehmend enger werdenden Immobilienangebots im Brüsseler Europaviertel schwierig war, ein geeignetes Objekt in zentraler Lage zu finden. Das erworbene Gebäude sei als Investition in die Zukunft zu sehen. Derzeit werde von 24 festen Mitarbeitern in der Lv ausgegangen. Für das 5. Obergeschoss werde eine Vermietung evtl. an Unternehmensvertretungen aus dem Land angestrebt.

4 Veranstaltungen

4.1 Veranstaltungen der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund

Die Zahl der Veranstaltungen in der Lv beim Bund hat sich seit dem Umzug nach Berlin deutlich erhöht. Im Jahr 2001 fanden in der Lv insgesamt 1.039 Veranstaltungen mit 39.073 Besuchern statt; davon waren 25 % Fremdveranstaltungen. Für Veranstaltungsaufwendungen waren bei Kap. 0204 Tit. 531 03 im Hj. 2002 295.000 € etatisiert. Das Schaubild stellt die Entwicklung der Nettoausgaben für Veranstaltungen seit dem Jahr 1993 dar.

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Die Nettoausgaben lagen bis 1994 über 50.000 €, gingen dann bis 1999 auf unter 50.000 € zurück und stiegen im Hj. 2000 mit dem Umzug nach Berlin wieder an. Sie haben sich im Hj. 2002 gegenüber dem Vorjahr fast verdreifacht. Die Ausgabenerhöhung ist neben dem Zuwachs an Veranstaltungen und Besuchern auch auf eine Ausweitung der Verköstigung bei den Besuchergruppen zurückzuführen.

Von dem Haushaltsansatz im Hj. 2001 wurden für Veranstaltungen 102.000 € in Anspruch genommen. Dieser ausgewiesene Nettoaufwand ergibt sich aus Bruttoausgaben in Höhe von 380.000 € nach Abzug von Ersätzen für Fremdveranstaltungen in Höhe von 278.000 €. Die Bruttoausgaben betrugen somit fast das Vierfache der Nettoausgaben. Im Hj. 2002 errechnet sich der Nettoaufwand von 278.000 € aus Bruttoausgaben von 499.000 € und Einnahmen von 221.000 €. Die Abweichungen vom Bruttoprinzip werden durch einen Planvermerk im StHpl. ermöglicht.

Der RH hält es im Interesse der Transparenz des Ausgabenvolumens im Veranstaltungsbereich für erforderlich, im StHpl. die Einnahmen und Bruttoausgaben für Veranstaltungen getrennt auszuweisen. Das Veranstaltungskonzept für Besuchergruppen sollte nach einer Erprobungsphase überprüft werden.

Bei Veranstaltungen Dritter in der Lv werden dem Fremdveranstalter von der Lv Kosten in Rechnung gestellt. Generelle Regelungen über die Kostenerstattung bei Fremdveranstaltungen bestehen nicht. Regelmäßig werden von der Lv getragene Fremdkosten (z. B. für Aushilfspersonal) erhoben; bei Lebensmitteln wird lediglich ein Zuschlag auf die Einkaufspreise vorgenommen. Im Ergebnis entstehen dem Fremdveranstalter für Speisen und Getränke im Vergleich zur Gastronomie erheblich geringere Kosten.

Die Leistungen der Lv bei Fremdveranstaltungen umfassen im Wesentlichen die Verköstigung, die Personalgestellung und die Raumüberlassung. Insbesondere die Aufwendungen für das Küchen- und Servicepersonal, die Verwaltung und den Hausdienst stellen nicht unerhebliche Kostenfaktoren dar. Nach einer Grobkostenschätzung des RH entstanden der Lv für Veranstaltungen bei betriebswirtschaftlicher Betrachtung im Jahr 2001 Kosten von rd. 1,9 Mio. €.

Der RH hält eine Neuregelung der Kostenerhebung mit einer Erhöhung der Ersätze bei Fremdveranstaltungen für erforderlich. Mit Umsetzung des NSI-Projekts ist der tatsächliche Aufwand für Veranstaltungen systematisch zu ermitteln. Soweit die Lv Nutzungsüberlassungen für Fremdveranstaltungen weiterhin unterhalb des vollen Wertes im Sinne von § 63 Abs. 5 LHO einräumen will, muss eine entsprechende Ausnahme im StHpl. oder durch das FM zugelassen werden.

Die Lv hat die vom RH vorgeschlagene Bruttodarstellung der Einnahmen und Ausgaben im Veranstaltungsbereich für den StHpl. 2004 vorgemerkt. Die Preisgestaltung für Fremdveranstaltungen werde derzeit im Rahmen einer neuen Veranstaltungskonzeption überdacht. Basis hierfür sei die Kosten- und Leistungsrechnung. Weiter werde ein neues kostengünstigeres Verpflegungskonzept erarbeitet.

4.2 Veranstaltungen der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union

Das Land beabsichtigt, seine Veranstaltungsaktivitäten in der Lv bei der EU nach Bezug des erworbenen Anwesens auszuweiten. Für Veranstaltungen waren bei Kap. 0202 Tit. 541 76 im Hj. 2002 61.100 € etatisiert. Der Haushaltsansatz im Hj. 2001 betrug 51.100 €. Bei der Haushaltsstelle ist ein Planvermerk ausgebracht, wonach Ersätze den Mitteln zufließen. Im Hj. 2001 wurden für Veranstaltungen 144.000 € ausgegeben; nach Abzug der Ersätze für Fremdveranstaltungen in Höhe von insgesamt 98.000 € ergibt sich ein Nettoaufwand von 46.000 €. Die Bruttoausgaben erreichten somit etwa den dreifachen Betrag der Nettoausgaben.

Der RH hält es auch bei der Lv in Brüssel im Interesse der Transparenz der Einnahmen und Ausgaben im Veranstaltungsbereich für geboten, den Planvermerk im StHpl. zu streichen und die Einnahmen und Bruttoausgaben für Veranstaltungen getrennt auszuweisen.

Die Lv bei der EU stellt bei Fremdveranstaltungen in der Lv Dritten Kosten in Rechnung. Hierbei werden regelmäßig die externen Kosten mit geringfügigen Zuschlägen angesetzt. Generelle Regelungen über die Kostenerstattung Dritter bei Fremdveranstaltungen liegen gleichfalls nicht vor.

Der RH hat auch bei der Lv bei der EU eine deutlich höhere Kostenerstattung für Fremdveranstaltungen gefordert. Die tatsächlichen Kosten des Landes für den Veranstaltungsbetrieb sind bei Umsetzung des NSI-Projekts kontinuierlich zu ermitteln.

Die Lv will die Bruttoausgaben und die Einnahmen ab dem Hj. 2004 im StHpl. transparent darstellen. Mit dem Umzug in das erworbene Gebäude sei eine neue Veranstaltungskonzeption geplant, mit der die Preise für Fremdveranstaltungen unter Berücksichtigung der Anregungen des RH festgelegt werden sollen. Im Rahmen des NSI-Projekts sollen entsprechende Kostenträger festgelegt werden.

5 Zahlungsverkehr

5.1 Zahlungsverkehr bei der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund

Die Lv beim Bund wickelte ihren Zahlungsverkehr in der Vergangenheit - insbesondere wegen der Lage außerhalb Baden-Württembergs - in erheblichem Umfang nicht unmittelbar über die LOK, sondern über eine Zahlstelle ab. Der Umsatz der Zahlstelle war im Hj. 2001 mit 700.000 € Ausgaben und 450.000 € Einnahmen ungewöhnlich hoch.

Bei der Prüfung der Zahlstelle durch den RH wurden erhebliche Mängel festgestellt. Die Buchführung entsprach teilweise nicht den haushaltsrechtlichen Bestimmungen; Verwahrungen und Vorschüsse wurden nicht ordnungsgemäß gebucht. Ordnungsgemäße Abschlüsse lagen nicht vor. Bei einer Zahlstellenprüfung wurde zunächst ein Überschuss von 8.168 € festgestellt, von dem trotz intensiver Bemühungen der Lv ein Teilbetrag von 477 € nicht aufgeklärt werden konnte. Im Besitz der Zahlstelle befand sich - teilweise über mehrere Monate - ein nicht gebuchter Barbestand von 352 € aus Getränkeeinnahmen des Gästehauses. Der zugelassene Zahlstellenbestand wurde permanent erheblich überschritten. Bereits beim Umzug von Bonn nach Berlin wurde keine ordnungsgemäße Zahlstellenübergabe durchgeführt. Ein buchmäßiger Barbestand von 1.099 € war offensichtlich in der Kasse tatsächlich nicht vorhanden und an einen Bediensteten der Lv als Vorschuss ausgezahlt. In der Zahlstelle war kein Zahlstellenverwalter und kein Zahlstellenaufsichtsbeamter bestellt; die Funktion des Aufsichtsbeamten nahm der Dienststellenleiter der Lv beim Bund wahr. Jährlich vorgeschriebene Prüfungen konnten seit 1994 nicht nachgewiesen werden.

Im Gästehaus der Lv beim Bund in Berlin wurden seit dem Jahr 2000 ein ungenehmigtes Girokonto mit einem Kontohöchststand von 33.449 € und ungenehmigte Barkassen geführt. Eine ordnungsgemäße Buchführung fand nicht statt. Die Vollständigkeit der vom Gästehaus zu erhebenden Einnahmen ist nicht nachgewiesen. Das Girokonto hatte zuletzt einen nicht aufklärbaren Bestand von 943 €. Bereits vor der Prüfung des RH festgestellte Mängel im Gästehausbetrieb waren für die Lv beim Bund kein Anlass, eine umfassende Prüfung des Zahlungsverkehrs vorzunehmen und dessen ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen. Die Einziehung von Forderungen des Gästehauses erfolgte z. T. mit erheblichem zeitlichen Verzug.

Bereits im Bonner Gästehaus existierten ein ungenehmigtes Girokonto und ein ungenehmigter Barbestand. Beim Umzug nach Berlin wurde kein ordnungsgemäßer Abschluss erstellt. Ein Fehlbestand von 872 € bleibt ungeklärt.

Die Lv beim Bund hat die Mängel im Zahlungsverkehr inzwischen abgestellt. Die ermittelten Defizite und Überschüsse konnten jedoch nicht restlos aufgeklärt werden. Der Zahlungsverkehr der Lv wird in Zukunft durch Einsatz eines neuen Haushaltsvollzugssystems weit überwiegend unmittelbar über die LOK abgewickelt, sodass der Zahlungsverkehr der Zahlstelle auf ein Mindestmaß reduziert werden kann.

5.2 Zahlungsverkehr bei der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union

Für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in der Lv bei der EU in Brüssel ist ein Handvorschuss mit einem Girokonto eingerichtet. Auf Grund der bisher vorhandenen Probleme im Auslandszahlungsverkehr waren im Handvorschuss mit 291.000 € Ausgaben und 99.000 € Einnahmen im Hj. 2001 erhebliche Umsätze zu verzeichnen. Die Abrechnung des Handvorschusses erfolgte bis zum Hj. 2001 mit der Lv beim Bund. Im Hj. 2002 ist die Zuständigkeit auf das StM übergegangen.

Auch im Zahlungsverkehr der Lv bei der EU wurden erhebliche Mängel und gravierende Verstöße gegen elementare Vorschriften des Haushalts- und Kassenrechts festgestellt. Eine aussagekräftige Buchhaltung lag nicht vor; vorgeschriebene Bücher wurden nicht geführt. Der Barbestand der Lv wurde mit anderen Barbeständen vermischt. Die Lv hat Zahlungen mit der Lv beim Bund abgerechnet, die tatsächlich nie geleistet wurden. Es kam zu zahlreichen Fehlbuchungen und in Einzelfällen zu Doppelzahlungen. Die Lv verfügt über mehrere ungenehmigte Girokonten, die für Zahlungen des Vermögens- und Hochbauamts und für die Abwicklung einer Großveranstaltung eingerichtet wurden. Die Verwendung einzelner Barabhebungen ist aus der Buchführung der Lv nicht nachvollziehbar. Die Ermittlung eines ordnungsgemäßen Stands des Handvorschusses ist dadurch mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich.

Das StM hatte vor der Prüfung des RH mehrwöchige verwaltungsinterne Prüfungen des Zahlungsverkehrs in der Lv bei der EU veranlasst. Trotz ergänzender Erhebungen des RH ist ein Fehlbetrag derzeit ungeklärt. Die Aufsicht über den Handvorschuss durch den bis 2001 nach der Dienstanweisung zuständigen Aufsichtsbeamten der Zahlstelle der Lv beim Bund war unzureichend; jährlich vorgeschriebene Prüfungen fanden zumindest seit 1995 nicht statt.

Die Lv bei der EU ist bemüht, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs auf eine ordnungsgemäße Grundlage zu stellen. Der diesbezügliche Prüfungsschriftwechsel ist noch nicht abgeschlossen. Nach Wegfall der hohen Auslandsüberweisungsgebühren sollen das Volumen des über den Handvorschuss abzuwickelnden Zahlungsverkehrs weiter reduziert und die Zahlungen möglichst weitgehend unmittelbar über die LOK durchgeführt werden.

Das StM hat die Prüfung der Regressfrage für den Fall angekündigt, dass nach Abschluss der weiteren Nachprüfungen ein Fehlbetrag verbleibt.

6 Schlussbemerkung

Das Land Baden-Württemberg hat in den letzten Jahren erhebliche finanzielle Anstrengungen für den Ausbau seiner Vertretungen in Berlin und Brüssel unternommen. Die Bestimmung eines angemessenen Aufwands für die Präsentation des Landes auf europäischer- und Bundesebene ist zwar primär eine unter Berücksichtigung der haushaltspolitischen Rahmenbedingungen zu treffende politische Entscheidung. Der RH hält es hierbei aber für geboten, die finanziellen Auswirkungen dieser Entscheidungen im StHpl. transparent darzustellen. Bestehende Wirtschaftlichkeitsreserven in der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Vertretungen sind auszuschöpfen.