Service-Einrichtungen für Hochschulen [Beitrag Nr. 31]

Durch die Zusammenführung von drei im Geschäftsbereich des Wissenschaftsministeriums bestehenden Service-Einrichtungen an einem Standort können Personal-, Unterbringungs- und Technikkosten von 800.000 € gespart werden.
Als künftiger Standort bietet sich der Campus der Fachhochschule Reutlingen an, weil ausreichende und geeignete Flächen im Landeseigentum zur Verfügung stehen. Außerdem ist dort bereits eine der drei Service-Einrichtungen untergebracht.

1 Organisation und Aufgaben der Service-Einrichtungen

Im Geschäftsbereich des Wissenschaftsministeriums bestehen drei Service-Einrichtungen an drei Standorten, welche nichtuniversitäre Hochschulen, Berufsakademien und Kunsteinrichtungen bei der Wahrnehmung von IuK-Aufgaben und zum Teil in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten unterstützen und beraten. Es handelt sich um die Planungs- und Organisationsgruppe der Pädagogischen Hochschulen (PlGr) in Reutlingen, die Koordinierungsstelle Verwaltungsautomation der Fachhochschulen und Kunsthochschulen (KOS) in Konstanz und das Controlling Service Center (CSC) in Stuttgart. Sie erfüllen vergleichbare oder sich ergänzende Aufgaben, welche teilweise demselben Kundenkreis zugutekommen. Daher arbeiten sie schon bisher zusammen. Jede Service-Einrichtung unterhält jedoch eine eigene Leitungs- und Verwaltungsorganisation.

Einen Überblick über die organisatorische Angliederung der Service-Einrichtungen, die Unterbringung sowie die Stellen- und Personalausstattung gibt Tabelle 1.

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Die PlGr in Reutlingen unterstützt die sechs pädagogischen Hochschulen bei der Datenverarbeitung, bei der Studierendenverwaltung sowie bei der Einführung der Neuen Steuerungsinstrumente (NSI). Sie führt IuK-Schulungen für die Mitarbeiter durch und betreibt in eigenen Räumen ein Rechenzentrum für die Fachverfahren aller pädagogischen Hochschulen sowie eine „Knotenstelle“ für die Bündelung und Übermittlung der Daten aus Fachvorverfahren (z. B. die HIS-Module im Hochschulbereich) an das NSI-Rechenzentrum. Darüber hinaus führt sie im Auftrag des Kultusministeriums das Auswahl- und Verteilungsverfahren der Lehramtsanwärter gegen Kostenerstattung durch.

Die KOS in Konstanz unterstützt die staatlichen Fach- und Kunsthochschulen bei der Einführung, dem Betrieb und der Evaluation der automatisierten Verwaltungsverfahren. Neben den IuK-Schulungen für die Mitarbeiter betreibt sie ein Rechenzentrum für die Fachverfahren der Fach- und der Kunsthochschulen. Dieses ist im selben Raum wie das Rechenzentrum der Hochschule Konstanz untergebracht. Bisher sind die acht Kunsthochschulen und 14 von 21 Fachhochschulen an das Rechenzentrum der KOS angeschlossen, vier Fachhochschulen stehen zur Anbindung an.

Dem CSC in Stuttgart obliegt die betriebswirtschaftliche Beratung und Betreuung der nichtuniversitären Hochschulen, der Berufsakademien und der Kunsteinrichtungen in allen NSI-Angelegenheiten sowie die Mitwirkung bei NSI-Konzepten. Das CSC arbeitet bei der Implementierung der Software mit der KOS und der PlGr zusammen und koordiniert die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf das Gesamtprojekt.

2 Aktivitäten des Wissenschaftsministeriums und Anlass der Prüfung durch die Finanzkontrolle

Nach dem Staatshaushaltsplan waren bei den Service-Einrichtungen über ausgebrachte Personalstellen und bereitgestellte Haushaltsmittel insgesamt 36 Beschäftigungsverhältnisse möglich. Hiervon war die Finanzierung für 16 Beschäftigungsverhältnisse jedoch nur bis Ende 2006 (aus den Mitteln des Hochschul- und Wissenschaftsprogramms des Bundesministers für Bildung und Forschung) beziehungsweise bis 2009 (aus sogenannten NSI-Mitteln bei Kapitel 1230 des Staatshaushaltsplans) gesichert. Für das Wissenschaftsministerium stellte sich Ende 2004 deshalb die Frage des Bedarfs einer Anschlussfinanzierung. Außerdem standen zu diesem Zeitpunkt grundsätzliche Entscheidungen über die weitere räumliche Unterbringung an. Das Wissenschaftsministerium beauftragte deshalb eine Arbeitsgruppe „Service-Einrichtungen“ aus Vertretern der betreuten Hochschulen, die Organisationsstrukturen der drei Service-Einrichtungen und alternative Möglichkeiten der Unterbringung zu untersuchen.

Die Arbeitsgruppe hat in ihrem Bericht vom April 2005 Synergiepotenziale bei einer Zusammenführung der Service-Einrichtungen erkannt und sich für eine schrittweise Zusammenlegung der Service-Einrichtungen an einem oder zwei Standorten ausgesprochen. Daraufhin hat sich das Wissenschaftsministerium eingehend mit der Neustrukturierung der Service-Einrichtungen und alternativen Organisationsformen, dem künftigen Personal- und Flächenbedarf, der Unterbringung sowie mit den finanziellen Auswirkungen befasst. Im November 2005 wurde eine interne Vorlage für eine Grundsatzentscheidung über die stufenweise Zusammenlegung der Service-Einrichtungen erstellt, in der als Standort Reutlingen und als Rechtsform eine gemeinsame Einrichtung aller Hochschulen (§ 6 Abs. 1 und 3 Landeshochschulgesetz) favorisiert und der künftige Personalbedarf auf 28 Stellen geschätzt wurde.

Das Wissenschaftsministerium hat jedoch bislang keine Entscheidung getroffen, obwohl auch die Finanzkontrolle schon im Sommer 2005 die Frage aufgeworfen hatte, ob der Weiterbetrieb gesonderter Service-Einrichtungen wirtschaftlich ist. Parallele Organisationsstrukturen und die Bewältigung vergleichbarer Aufgaben ließen Synergiepotenziale vermuten. Deshalb haben die staatlichen Rechnungsprüfungsämter Tübingen und Freiburg den Aufbau, die dezentrale Aufgabenverteilung, den Personalbedarf und die Unterbringung der Service-Einrichtungen untersucht.

Nach Beginn der Erhebungen der Finanzkontrolle hat das Wissenschaftsministerium am 07.02.2006 einen Einstellungsstopp bezogen auf freiwerdende Stellen der Service-Einrichtungen verfügt und die Baumittel für die Herrichtung eines Serverraums der KOS gesperrt. Die Entscheidung über die Neustrukturierung der Service-Einrichtungen hat das Wissenschaftsministerium noch einmal bis zur Vorlage des Untersuchungsergebnisses der Finanzkontrolle zurückgestellt.

3 Untersuchungsergebnisse der Finanzkontrolle

3.1 Personalbedarf

Die Finanzkontrolle hat die Berechnungen der Arbeitsgruppe zum Personalbedarf einer zusammengeführten Service-Einrichtung nachvollzogen und um Unschärfen bereinigt. Danach ergibt sich folgendes Bild:

Bei der Zusammenführung der drei Leitungsbereiche in einer Organisationseinheit ergeben sich bei den Aufgaben Leitung, Organisation und Verwaltung Synergieeffekte im Umfang von einem Vollzeitäquivalent (VZÄ).

Rund die Hälfte des Personals der drei Service-Einrichtungen übt bei der Benutzer- und bei der Systembetreuung nahezu identische Tätigkeiten für ihren jeweiligen Kundenkreis aus. Bei einer Zusammenlegung der Service-Einrichtungen können die Aufgaben in diesen Bereichen effizienter und mit 1,5 VZÄ bzw. 2,5 VZÄ weniger erledigt werden. Zudem kann bei der SAP-Anwenderbetreuung ein VZÄ eingespart werden.

Für die anstehende Einbindung weiterer Fachhochschulen in den laufenden Rechenzentrumsbetrieb ergibt sich hingegen ein zusätzlicher Bedarf von einem VZÄ.

Neben diesen Daueraufgaben erledigen die Service-Einrichtungen aus Eigeninitiative oder auf Anfrage mit einem Personaleinsatz von 2,5 VZÄ auch zeitlich befristete Projektaufgaben, wie beispielsweise zur Ausgestaltung des Berichtswesens im Controlling oder für zeitlich befristete technische Aufgaben bei der Einbindung in den Rechenzentrumsbetrieb. Da es für diese Aufgaben jedoch kein Zukunftskonzept gibt, sind sie bei der Ermittlung des künftigen Personalbedarfs nicht berücksichtigt worden.

Da einzelne Aufgaben, wie z. B. die Studentenverwaltung für die pädagogischen Hochschulen, schon bisher nur von einer Service-Einrichtung erbracht wurden, ergaben sich hier keine weiteren Synergiepotenziale.

Bei der Zusammenlegung der Service-Einrichtungen ist per saldo nur ein reduzierter Personalbestand zur Erledigung der Daueraufgaben notwendig. Im Einzelnen zeigt dies Tabelle 2.

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Danach ergibt sich für eine zusammengeführte Service-Einrichtung ein künftiger Bedarf von 25,8 VZÄ, was auf Dauer ein haushaltswirksames Einsparpotenzial von 7,5 VZÄ bedeutet.

Bezogen auf Personalstellen ergibt sich ein Bedarf von maximal 26 Stellen und damit ein um zehn Stellen geringerer Bedarf, als derzeit im Staatshaushaltsplan ausgebracht (siehe Tabelle 1).

Das Wissenschaftsministerium sollte geeignete personalwirtschaftliche Maßnahmen zur Reduzierung des Personalbestands (von derzeit 33,3 VZÄ) der Service-Einrichtungen durchsetzen, wozu auch gehört, dass es der Verlängerung befristeter Dienstverträge nicht weiter zustimmt. Da acht Stellen mit befristet Beschäftigten besetzt sind, könnte mithilfe des verfügten Einstellungsstopps der Mitarbeiterbestand bis Ende 2009 sukzessive auf 26 zurückgeführt werden.

3.2 Flächenbedarf

Den drei Service-Einrichtungen stehen zur Erledigung ihrer Aufgaben aktuell die in Tabelle 3 genannten Grund- und Nutzflächen zur Verfügung.

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Die verfügbaren Flächen übersteigen schon jetzt den notwendigen Bedarf und können durch die Zusammenführung der Service-Einrichtungen deutlich reduziert werden. So stehen derzeit vier IuK-Schulungsräume in unterschiedlicher Größe zur Verfügung. Deren Auslastung war in den Jahren 2004 und 2005 allerdings sehr gering, wie Tabelle 4 verdeutlicht.

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Eine derart geringe Auslastung von im Schnitt lediglich 21 % bzw. 17 % ist wirtschaftlich nicht vertretbar. Auf drei der vier Schulungsräume könnte verzichtet werden. Ein Schulungsraum mit 16 IuK-Schulungsplätzen wäre ausreichend. Neben einer besseren Auslastung der einzelnen Veranstaltungen würden sich dadurch Einsparungen an IuK-Gerätekosten von jährlich rd. 50.000 € ergeben (bei 1.100 € je Schulungsplatz nach der VwV-Kostenfestlegung).

Da nach einer Zusammenführung nur noch 26 Mitarbeiter unterzubringen wären, ergibt sich ein deutlich reduzierter Flächenbedarf:

Büroräume für 26 Personen à maximal 13 m² 338 m²
Besprechungsraum 65 m²
Schulungsraum mit rd. 16 IuK-Arbeitsplätzen 40 m²
DV und Bürotechnik 100 m²
Nebennutzflächen für Sanitärräume usw. 22 m²
Zwischensumme Nutzfläche 565 m²
Zuschlag für Verkehrsflächen (laut Hochbauverwaltung 41 %) 232 m²
Notwendige Grundfläche (aufgerundet) 800 m²

Für eine gemeinsame Service-Einrichtung ergibt sich gegenüber derzeit 1.379 m² (Tabelle 3) ein um 579 m² (42 %) geringerer Flächenbedarf. Damit fallen jährlich fast 100.000 € weniger Kosten an . Haushaltswirksame Einsparungen in dieser Höhe würden sich allein durch die Aufgabe des Standortes Stuttgart ergeben. Dort fallen für die Unterbringung des CSC jährlich rd. 100.000 € Miet- und 35.000 € Bewirtschaftungskosten an.

Im Vorgriff auf die Prüfungsmitteilung teilte die Finanzkontrolle deshalb dem Wissenschaftsministerium Ende Mai 2006 mit, dass dem CSC in Stuttgart Flächen über Bedarf zur Verfügung stehen, und empfahl zu prüfen, ob nicht zumindest Teilflächen gekündigt werden könnten. Die Kündigung hätte bis spätestens 03.06.2006 ausgesprochen werden können. Das Wissenschaftsministerium sah sich jedoch hierzu nicht in der Lage, weil eine eingehende Prüfung unter Einbeziehung aller Beteiligten in der kurzen Zeit nicht mehr möglich gewesen wäre.

3.3 Möglicher Standort einer gemeinsamen Service-Einrichtung

Der Standort der zusammengeführten Service-Einrichtung sollte wegen der erforderlichen Besprechungen und Schulungen zentral im Land liegen. Unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten ist der Unterbringung in bereits vorhandenen landeseigenen Räumen der Vorzug zu geben, wenn nicht besondere Gründe dagegen sprechen.

An den bisherigen Standorten der KOS in Konstanz und des CSC in Stuttgart stehen keine freien landeseigenen Flächen zur Verfügung. Der notwendige zusätzliche Raumbedarf könnte dort deshalb nur durch Fremdanmietungen abgedeckt werden. Weiterhin würden zusätzliche Investitionen zur funktionalen Nutzung für den Rechenzentrumsbetrieb anfallen; daher scheidet die Zusammenführung der Service-Einrichtung an diesen beiden Standorten aus.

Hingegen stehen auf dem Campus der Fachhochschule Reutlingen, wo bislang schon die PlGr untergebracht ist, freie und geeignete landeseigene Gebäudeflächen zur Verfügung. Nach einer Erhebung der Liegenschaftsverwaltung vom Februar 2004 verfügt die Fachhochschule über rd. 3.000 m² nicht benötigter Flächen. Die gemeinsame Einrichtung sollte deshalb möglichst auf dem Campus der Fachhochschule Reutlingen untergebracht werden.

Laut Aussage der Hochbauverwaltung wären die Räumlichkeiten in Reutlingen zur Unterbringung der Service-Einrichtung geeignet. Die notwendigen Sanierungsarbeiten könnten innerhalb von ein bis zwei Jahren durchgeführt werden.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Gelände der Fachhochschule Reutlingen teilweise einen problematischen geologischen Untergrund hat. Es könnten dadurch, unabhängig von der künftigen Nutzung des vorgesehenen Gebäudes, neben den reinen Gebäudesanierungsmaßnahmen zusätzliche Gründungsarbeiten erforderlich werden.

Die Ausgaben für die Sanierung der entsprechenden Gebäude dürfen der Wirtschaftlichkeit jedoch nicht entgegenstehen. Das Wissenschaftsministerium muss dies vor weiteren Schritten gemeinsam mit der Hochbauverwaltung prüfen und eine kostengünstige und schnell realisierbare Lösung erarbeiten.

Dabei muss auch geprüft werden, ob das zusammengeführte Rechenzentrum der Service-Einrichtung in den Rechnerräumen der (Sitz)Hochschule untergebracht werden kann, um die bereits vorhandene technische Infrastruktur wie z. B. Notstromversorgung und Klimaanlage kostengünstig zu nutzen. Das Wissenschaftsministerium sollte verschiedene Alternativen des Rechenzentrums-Betriebs hinsichtlich Machbarkeit, Kosten und Nutzen untersuchen.

3.4 Künftige Rechts- und Organisationsform

Die zusammengeführte Service-Einrichtung wird künftig einen heterogenen Kundenkreis bedienen sowie die Interessen der unterschiedlichen Hochschulen und Kunsteinrichtungen mit den Interessen des Wissenschaftsministeriums in Einklang bringen müssen.

Bei der Entscheidung für eine Rechts- und Organisationsform sind neben der schnellen Realisierbarkeit und den Kontrollmöglichkeiten auch Kostengesichtspunkte zu beachten. Durch die Verlagerung der Personal- und Finanzverwaltung der Service-Einrichtung auf eine (Sitz)Hochschule sind weitere Einsparungen möglich.

Der Rechnungshof empfiehlt eine organisatorisch eigenständige, betriebswirtschaftlich strukturierte Einrichtung, die den Beteiligten ausreichende Kontrollmöglichkeiten (Verwaltungs-, Bei- oder Aufsichtsrat) sichert. In einer solchen Einrichtung könnte der Dienstleistungsgedanke am besten verwirklicht werden, einschließlich einer Kostenverrechnung in einem Auftraggeber-/Auftragnehmerverhältnis.

3.5 Rechenzentrums-Betrieb für „Externe Kunden“

Die KOS und die Fachhochschule Konstanz haben dem Wissenschaftsministerium im Rahmen der Diskussion zur Neustrukturierung der Service-Einrichtungen vorgeschlagen, den Rechenzentrums-Betrieb so auszubauen, dass auch externe Kunden, wie beispielsweise private Hochschulen oder öffentliche Hochschulen anderer Verwaltungsbereiche, bedient werden könnten.

Der Rechnungshof empfiehlt jedoch, den Rechenzentrums-Betrieb an den dauernden Kernaufgaben der fusionierten Service-Einrichtung auszurichten. Eine Öffnung für Externe, insbesondere private Kunden oder Hochschulen außerhalb der Landesverwaltung, würde eine Verselbstständigung des Rechenzentrums bedeuten, was mit Blick auf die Struktur der bestehenden landeseigenen Rechenzentren (Informatikzentrum Landesverwaltung Baden-Württemberg, Landeszentrum für Datenverarbeitung) nicht befürwortet werden kann. Zudem ergeben sich bei IuK-Dienstleistungen landeseigener Einrichtungen an private Stellen erhebliche steuerliche Auswirkungen.

4 Zusammenfassende Wertung

Obwohl dem Wissenschaftsministerium die Umstände und Fakten, die zu den genannten Empfehlungen führen, weitgehend bekannt waren, hat es die konzeptionellen Überlegungen nur zögerlich betrieben und bisher nicht umgesetzt, weshalb es zu vermeidbaren Ausgaben kam und immer noch kommt.

Der Rechnungshof hält die Zusammenführung der drei Service-Einrichtungen unter fachlichen Aspekten und aus Gründen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit für geboten. Dadurch können der vorhandene Personalbestand um acht auf 26 VZÄ reduziert und weitere Synergieeffekte erzielt werden.

Mit der Zusammenführung der Service-Einrichtungen sollten mindestens folgende Einsparungen erzielt werden:

  • 20 bis 25 % der laufenden Personalkosten,
  • 100.000 € an Unterbringungs- und Ausstattungskosten durch verringerten Personalbedarf,
  • 50.000 € an Technik- und Unterbringungskosten durch den Verzicht auf IuK-Schulungsräume sowie
  • weitere Technik- und Unterbringungskosten durch die Konsolidierung der Rechenzentren.

In der Summe geht es dabei um Einsparpotenziale von bis zu 800.000 € jährlich. Diesen stehen einmalige Ausgaben für die Sanierung der neuen zentralen Unterbringung gegenüber, die noch zu ermitteln sind.

Das Wissenschaftsministerium sollte daher unverzüglich Maßnahmen zur Schaffung der Voraussetzungen für eine Unterbringung der zusammengeführten Service-Einrichtung auf dem Campus der Fachhochschule Reutlingen ergreifen und ein entsprechendes Nutzungskonzept erstellen. Zeitnah sollten - auch unbequeme - Entscheidungen getroffen werden, um eine Realisierung binnen maximal zwei Jahren zu ermöglichen.

5 Stellungnahme des Ministeriums

Das Wissenschaftsministerium hat bereits erste Schritte zur Umsetzung der Empfehlungen des Rechnungshofs hinsichtlich der Zusammenführung der drei Serviceeinrichtungen eingeleitet. Es geht jedoch von einem um zwei VZÄ höheren Personalbedarf für neue IuK-Verfahren und betriebswirtschaftliche Unterstützung aus und sieht auch Bedarf von bis zu vier temporären Mitarbeitern für Projektarbeit.

Das Wissenschaftsministerium will die Zusammenführung der bisherigen Einrichtungen unter Beachtung der Sozialverträglichkeit und in enger Abstimmung mit den betroffenen Einrichtungen umsetzen.

Den Vorschlag, die Rechenzentren der Fachhochschule und der neuen Serviceeinrichtung in gemeinsamen Räumen unterzubringen, will das Wissenschaftsministerium in die weitere Prüfung einbeziehen.

6 Schlussbemerkung

Der Rechnungshof geht davon aus, dass das Wissenschaftsministerium die begonnenen Maßnahmen Zug um Zug umsetzt, um die Effizienzpotenziale schnellstmöglich haushaltswirksam werden zu lassen. Der vom Ministerium geltend gemachte zusätzliche Personalbedarf ist bisher nicht spezifiziert. Hierfür ist die Vorlage konkreter Beschreibungen von bisher nicht vorhandenen Aufgaben erforderlich, die das Ministerium der zusammengefassten Service-Einrichtung neu zuweist.